L’implémentation du SAP est une tâche complexe pour de nombreux entrepreneurs en raison des facteurs tels que son prix souvent couteux et la crainte des changements. L’implémentation prend également du temps alors que le personnel doit faire face souvent aux bouleversements que cela implique. On vous explique tout sur l’implémentation du SAP et comment la réussir.
L’implémentation de SAP : qu’est-ce que c’est ?
L’implémentation de SAP est la mise en œuvre du projet d’installation du CORS SAP dans l’entreprise. Cela implique la concrétisation d’un plan d’actions qui s’articule autour de plusieurs points que sont :
- La mise en place d’une équipe ;
- L’embauche d’un fournisseur qualifié en SAP ;
- La budgétisation ;
- La présentation du projet à tout le personnel ;
- La formation du personnel dans l’utilisation du SAP.
La réalisation de ce projet doit tenir compte des spécificités de l’entreprise. Pour en savoir plus, veuillez lire cet article complet.
La réalisation de l’implémentation
La mise en œuvre de l’implémentation commence par la mise en place d’un comité chargé de la supervision et de la gestion du projet. L’équipe constituée de 5 personnes au moins choisie parmi le personnel, travaillera en synergie avec tous les départements et la direction générale. Le groupe collaborera également avec le fournisseur de SAP à tous les stades du projet.
Dans le cas où l’entreprise ne dispose pas d’un service informatique, elle devra faire appel à un prestataire pour la fourniture du CORS SAP et son installation. Ce fournisseur devra être choisi avec soin, car il est amené à intervenir en tant que consultant et devra travailler avec l’équipe interne. Il doit avoir les qualifications ci-après :
- Une solide expérience du SAP ;
- Une bonne connaissance du monde des affaires ;
- Une bonne connaissance des départements et des processus de l’entreprise ;
- Des compétences avérées en communication et en management.
Il doit également fournir des informations détaillées des différents coûts afférents au projet.
Durant toute la phase de mise en œuvre, la direction devra appuyer le projet et encourager régulièrement l’équipe. Le soutien ne doit pas être seulement financier, mais moral également, car l’équipe aura à rencontrer des difficultés. Le personnel est souvent réticent aux changements, et il lui faut souvent du temps pour s’adapter au nouveau système. Pendant cette phase également, les membres de l’équipe doivent être déchargés de leurs responsabilités habituelles pour leur permettre de se concentrer sur le projet.
Avant sa mise en œuvre, le projet sera présenté à tout le personnel. Le CORS SAP comme tout système ERP est rigide en matière de procédure. Il urge que les dirigeants apportent de la cohérence dans le processus et que les procédures soient normalisées.
L’implémentation se termine par la formation des utilisateurs. Le personnel doit savoir utiliser le nouveau logiciel sans quoi, des conflits risquent de naitre. Il est même plus judicieux que la formation commence pendant le processus.
Une fois le nouveau système installé, il ne reste qu’à l’utiliser. Mais auparavant, les données doivent d’abord être migrées depuis l’ancien système. Quelle que soit la date de lancement du nouveau système, les périodes financières et comptables doivent être closes et aucune information ne doit être saisie dans l’ancien système. Après la migration, des tests rapides doivent être effectués pour s’assurer que tout est en ordre. Pendant cette phase, tous les membres du projet restent joignables pour d’éventuelles questions et pour aider à résoudre les problèmes éventuels.